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より本質的に重要な人事労務管理業務に時間を割くためのシステム活用

沢山の部下を抱える管理職者は、日々、部下たちから次々と寄せられる人事労務管理関係の申請や報告を処理するのに、多くの時間と労力を費やしています。こうした事務的な処理業務の量があまりにも多くて、本来、人事や労務管理には、もっと本質的に重要な仕事が他にあることを忘れてしまいがちです。例えば、部下たちの働きぶりをつぶさにレビューして、中長期的な能開とキャリアパスについて検討することや、過重労働の兆候が見られるようであれば、早いうちにこの状態を改善すべく策を講じる必要があります。人事や労務管理業務の中で、事務処理に相当するものの量が多過ぎると、このような本来注力すべき業務がおろそかになってしまうため、事務処理業務を何らかの方法で効率化する必要があります。
そこでおすすめなのが、人事労務管理システムを導入することです。勤怠報告や各種休暇申請、給与明細の発行など、およそ人事や労務管理にまつわる事務的な処理業務なら、大半は一つのシステムで統合管理出来ます。システム導入によって事務的な処理業務をより短い時間、かつ少ない労力で処理できるようになれば、より重要度の高い人事労務管理業務に注力できるようになるでしょう。

システムによる電子処理でスピードアップ可能な人事労務管理業務

入社時からそのやり方なので、それで当たり前だと思っている手順やワークフローは沢山あります。例えば、勤怠報告に関してはシステムが導入されているので、週末、月末を締め日として、勤怠状況を入力してシステム内で上長が確認する手順に従う。一方、休暇申請については、書式をダウンロードして、必要事項を記入して捺印の上、上長に提出といった具合です。
しかし、こうした労務管理・人事業務処理の仕方は、その会社の慣行に過ぎず、特にそのやり方でなければならない決まりはありません。仕事の内容によっては、関連する法令順守のため、必ず文書で対応しなければならない場合もありますが、人事や労務管理関連の日々の業務処理に関しては、そのような義務もありません。
そこで業務効率化のために、人事労務管理システムを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。最近は、このエリアでも優れたシステムが多数開発されています。導入している会社では、煩雑な労務管理や人事業務の処理を紙ベースから電子処理に切り替えることで、大幅な作業時間の短縮に成功しています。紙を使うよりも、同じ手続きをよりスピーディに処理できる上に、一元管理システムのため、より短い時間で手順の習得が可能です。是非、積極導入を検討するといいでしょう。

経済面と個人情報保護の面でメリットが大きい人事労務管理システム

会社の様々な仕事のうちで、書類を使って処理している業務は、まだ沢山残っているでしょう。人事や労務管理の分野でも、そうした手順は多いです。しかし、紙を使う手順では、コピー用紙やプリンターのトナーを大量に消費する上に、プリントされた個人情報は、本来その情報にアクセスすべきではない第三者の目に触れやすいという問題もあります。人事や労務管理業務では、漏洩が許されない社員個人に関する情報を扱う頻度も高いため、こうした状況は改善の必要があります。
その一つの対策として有効なのが、人事労務管理システムを導入して、紙を使わずにシステム内で手続きの処理を済ませることです。人事や労務管理に関連した報告や申請は、社員から上長や人事部に向けて、或いは逆の方向で、システムを通じてコミュニケーションがとられることになります。印刷したものがシステム外に出ないため、関係ない他の社員に、伝達された情報が漏洩する心配はありません。また、印刷しないことから、トナーや紙といった消耗品のコストも大きく削減できます。
コストダウンも個人情報保護対策も、多くの会社にとって重要な課題です。人事労務管理システムは、その課題の一つのソリューションになるでしょう。


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